Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Spesialist i administrative oppgaver
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søker en spesialist i administrative oppgaver som skal bidra til en smidig og effektiv drift av kontoret. Rollen innebærer å håndtere ulike administrative oppgaver som dokumenthåndtering, koordinering av møter, kommunikasjon med interne og eksterne parter, samt støtte til ledelsen og andre avdelinger. Du vil være en nøkkelperson i å sikre at daglige administrative prosesser fungerer optimalt, og at informasjon flyter korrekt og rettidig. Stillingen krever god organisasjonsevne, nøyaktighet og evne til å håndtere flere oppgaver samtidig. Du vil også være ansvarlig for å oppdatere og vedlikeholde administrative systemer, samt bidra til forbedring av rutiner og prosedyrer. Vi ser etter en person som er proaktiv, løsningsorientert og har gode kommunikasjonsevner, både skriftlig og muntlig. Erfaring med kontorstøtte, dokumentbehandling og bruk av relevante IT-verktøy er viktig for å lykkes i denne rollen. Som spesialist i administrative oppgaver vil du samarbeide tett med ulike team og bidra til et positivt arbeidsmiljø. Stillingen gir mulighet for personlig utvikling og å være en sentral del av organisasjonens daglige drift.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Håndtere daglige administrative oppgaver og kontororganisering
- Koordinere møter og avtaler for ledelsen og teamet
- Administrere dokumenter og arkivsystemer
- Kommunisere med interne og eksterne samarbeidspartnere
- Oppdatere og vedlikeholde administrative systemer
- Bidra til utvikling og forbedring av rutiner og prosedyrer
- Støtte andre avdelinger med administrative behov
- Sikre korrekt og rettidig informasjonsflyt
- Håndtere post og e-post korrespondanse
- Delta i planlegging og gjennomføring av interne arrangementer
Krav
Text copied to clipboard!- Relevant utdanning innen administrasjon eller tilsvarende erfaring
- God skriftlig og muntlig kommunikasjonsevne på norsk
- Erfaring med kontorstøtte og administrasjon
- Gode ferdigheter i Microsoft Office og andre relevante IT-verktøy
- Evne til å arbeide selvstendig og strukturert
- God organisasjonsevne og nøyaktighet
- Fleksibel og løsningsorientert tilnærming
- Evne til å håndtere flere oppgaver samtidig
- Positiv holdning og gode samarbeidsevner
- Erfaring med arkivering og dokumenthåndtering
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hvilken erfaring har du med administrative oppgaver?
- Hvordan håndterer du flere oppgaver samtidig?
- Kan du gi eksempler på hvordan du har forbedret administrative rutiner tidligere?
- Hvilke IT-verktøy er du komfortabel med å bruke i administrativt arbeid?
- Hvordan sikrer du nøyaktighet i dokumenthåndtering?
- Hvordan kommuniserer du effektivt med ulike interessenter?
- Hva motiverer deg i en administrativ rolle?
- Hvordan prioriterer du oppgaver i en travel hverdag?
- Har du erfaring med å koordinere møter og arrangementer?
- Hvordan bidrar du til et godt arbeidsmiljø?
